2017/9/17

一例一休上路,HR怎麼有效率管理?

(本文共:1104字;閱讀時間:約2-3分鐘)
一例一休實施之前,不少企業已實施週休二日。不過一例一休相關法規,還是帶來不少衝擊。
首先對於許多已經實施週休二日、假日不常加班的企業來說,最大的改變是特休相關規定
由於新制多了半年給予3天特休,未休畢應折給工資的相關規定,企業相關成本立刻增加。原本不少企業採取特休未休畢酌予延後使用,期滿失效的方式,現在都不再合適。採用週年制企業的HR也必須經常性核算不休假加班費給予特休到期的員工
也因為新制對於特休未休畢明確要求應折給工資,因此也有許多企業原本特休天數優於勞基法,改採其他假別給予,或逐步向勞基法規定天數靠攏。
對於有較多加班情形的企業來說,加班費的計算則變得更加複雜。
一例一休實施後,勞基法新制增加了休息日與例假日的分別。休息日屬於工作日不上班,因此可以加班,前2小時加發1/3,後面6小時則加發2/3。而立法時又多了一條,未滿4小時以4小時計算。

這對於許多排班、輪班的企業來說是頗沉重的管理負擔,因為必須正確區分員工哪一天是工作日、休息日與例假日,並且還要計算休息日的加班時數與加班費用。
而這次修法,也同時要求雇主必須在薪資單上描述各種請假加班的計算明細,並增加了檢舉雇主的吹哨條款。
在人工作業下,這些都變成繁重且容易出錯的工作,算少了員工不滿甚至檢舉,算多了則造成雇主直接損失。
對許多排班,輪班的企業來說,排班時也必須更加謹慎,避免不慎逾越了法令規範(每週須有一天休息日,一天例假日)。
其實這些都可以透過人資系統輔助來避免錯誤,大幅提升作業速度。
舉例來說,排班或排行事曆就先把每個人的休息日或例假日指定好當出勤資料收進系統時,就可以自動依據員工班別或班表自動判讀出勤異常。月底要結算薪水, 系統也可以依據事先設定的薪資計算規則快速計算出全部員工的薪水, 以及工作日或休息日加班費
另外,不論是週年制和曆年制,系統都可以根據到職日,算出年資與員工的特休天數,包含到職滿半年的3天。
當員工滿的特休區間結束而未休畢特休,系統又可以快速結算出員工的剩餘特休天數,並結算出不休假加班費金額,於當月併薪資一起計算發放。

企業人資管理者不再需要花大量時間,處理因為法令需求所衍生的出勤核算與薪資計算等繁重工作,專注在各項審查工作、人才發展與人力的與調度上。
以下是以 FemasHR系統的休息日管理,加班費設定等畫面為例。

設定休息日或例假日:

例假日



針對個人設定休息日、例假日等:



設定休息日、工作日加班費比例:


透過系統的協助,事先設定好的規則可以自動被套用,除了可試算加班費,快速結算薪水,也可馬上提供各種統計報表,讓企業可以快速進行決策調整,並且面對主管機關的檢查時,能夠快速提供相關佐證,避免因為失誤造成企業損失。