2018/5/10

ERP、EIP、HRMS(人資系統)有哪些不同?如何挑選?


       (本文共:2324字;閱讀時間:約4-5分鐘)

對於資源不足的中小企業來說,導入一套系統不那麼容易,選擇系統變成艱難的任務。

但是每套系統設計出來,其實都是想解決不同的問題,也因此這些系統在功能面上往往有很大的不同,讓評估、選擇系統變得更加困難,本文就ERPEIPHRMS(人資系統),說明其差異和選擇考量。


舉例來說,許多企業一開始幾乎一定會建置電子郵件系統,但是隨著時代變遷,慢慢有許多企業開始採用 Gmail 或者 outlook 365 的雲端電子郵件信箱。

電子郵件信箱是企業用來溝通、傳遞訊息的重要工具,但是企業還需要處理更多的管理工作,比如說會計、銷貨存貨、企業內部溝通,或者人事資訊、出勤請假紀錄、薪資作業等等。

由於會計、銷貨存貨、成本管控等需求,台灣許多中小型企業都有ERP (Enterprise Resource Planning)系統。

ERP系統原用來協助企業資源規劃,含各種企業內部資源的管理系統或模組。

不過因為大型管理系統設計的複雜度,常見ERP系統通常設計是從財務管理者角度出發,整個操作行為,包含資料結構設計、或是使用習慣,都會偏向財務管理者。

這類系統由許多模組組成,通常包含了會計、進貨銷貨存貨、甚至包含了生產成本計算等模組,而由於會計報表中人事費用也是其中一部分,因此這類系統往往也包含了一部分出勤薪資計算模組,而因為這部分佔整體比重較小,因此HR模組功能相對會比較不會考量太過深入。

除此之外,對於許多中小型企業來說,由於商業活動的推展,會產生許多資料,為了管理這些資料,讓員工可以方便取得、傳送和保存,於是產生了企業內部入口網,也就是 一般常見的 EIP (Enterprise Intranet Portal)系統。

這類系統主要設計是從一般員工操作,與資料管理分類的角度出發,讓員工方便取得與管理各式資料、檔案、表單,因此一般設計上對於企業管理制度、法規、成本計算等著墨較少,重點在於操作便利、分類清楚。而由於不同企業的需求,有時 EIP系統會由內部 IT 部門自行開發 或委託外部廠商訂製開發,有些企業則會利用類似 SharePoint 的工具自行訂製。

至於企業內部另一個重要的管理部門,也就是人力資源部。

往往會有人事資料、歷程的保存、企業組織架構設計、人員出勤檢核、薪資勞健保費計算、相關人事管理報表或記錄(如勞檢所需出勤記錄)等這類需符合政府法規規定的作業管理需求,以及還有企業內部人才培育、發展、考核的需求。

由於人力資源管理所需要的系統與政府勞動法令息息相關,又必須配合企業對於人才發展的需求,因此系統的設計必須深入瞭解、考量政府相關法規、細則,並且保留企業可以因應內部需求優化、調整的彈性, 同時又要能夠紀錄完整的人事歷程,以及人才培育的相關記錄、以進行人才評估、發展等,這些都是 HR系統(一般常稱為HRMS)設計與運作的重點,而這些重點卻不是ERPEIP系統設計的主要考量。

因此,若就使用對象、操作特色、功能側重方向、法規支援度、與其他系統整合度、導入難易度等幾個角度來看,大致可以整理如下:

ERP
·       使用對象:企業財務管理者、生產管理者、倉管/物料管理者、高階經營者。

·       操作特色:不同的管理者有完全不同的操作行為,隨產業不同、企業特性都會有不同的參數或流程

·       功能側重方向:通常為了能夠快速掌握各種費用、成本、物料、存貨、生產進度等狀況,多以企業內部各項貨品之管理為重點

·       法規支援度:主要在於會計制度之支援

·       系統整合度:ERP系統往往模組眾多,有時會透過廠商的不同模組來進行不同管理,但通常很難有一個廠商能夠滿足不同部門的各種專業需求,這時ERP就需要整合不同的管理系統。若以零售業或餐飲業來說,就會需要整合POS。有些ERP系統則有POS模組可以選用

·       導入難易度:就以上提及的系統來說,ERP系統往往是導入難度最高,因為涉及多個部門,不同類型管理者,也涉及各種企業內部流程,因此需要顧問較長時間的分析、輔導,與跨部門的溝通協調,才有可能成功導入

EIP
·       使用對象:企業一般使用者、IT資訊單位

·       操作特色:操作便利、分類清楚

·       功能側重方向:多樣化資料管理功能(如會議室、資產、檔案、文件等),以及表單設計、簽核功能

·       法規支援度:較少,與各國法令較無關連

·       系統整合度:通常EIP擔負企業門戶網站的角色,因此依據不同需求,可能會連結各式不同系統,或透過API或資料拋轉方式將資訊整理後呈現於EIP系統內

·       導入難易度:EIP系統導入相對單純。不過如果包含了各式表單設計與簽核,則前期的訂製開發時間也會隨之拉長,但因為不需要考量不同部門不同的管理與商業流程,因此導入相對比較簡單

HRMS(人資系統)
·       使用對象:企業一般使用者、主管、人力資源部

·       操作特色:一般使用者、主管的操作部分需便利、符合法規限制。主管需要能夠查詢報表、評量部屬,人力資源部則需要符合法規的完整操作,並且要能夠提供各種人力資源報表

·       功能側重方向:符合勞基法、勞動法令相關規範與細則讓管理成本大幅降低,能夠提供完整報表讓HR協助企業決策,並提供相關的紀錄與追蹤功能,進階部分可以提供人才發展的相關工具,包含人才測評、績效考核、職能發展等

·       系統整合度:通常人力資源管理系統是較為獨立的一套系統,有時會適度的與企業ERP系統進行人事費用資料交換

·       導入難易度:HR系統因為與企業人力資源相關規定與制度息息相關,導入時需要顧問與企業進行討論,並依據企業需求規劃較為合適的作法,因此有一定的導入難度,不過由於多數後台管理功能使用單位主要是人力資源部,因此導入上一般會比ERP系統稍微簡單

從以上簡單分析來看,其實一套系統幾乎很難滿足企業內的各項需求,正所謂順了姑意,逆了嫂意,因此選擇上應該先衡量企業是否希望能夠把不同的管理面向做得比較細緻、流暢,並且能夠因應時代趨勢與法規需求持續更新。

因為如果從單一系統的設計思維來看,難免會使得不同單位的管理需求被迫打折,因此身為企業導入系統的規劃者來說,應該多方考量不同系統所能帶來的效益,並且可以適度搭配類似不同雲端系統,來降低整體系統的持有成本。