2018/7/9

我們公司該用或該換人資/人事薪資系統了嗎?怎麼評估判斷呢?




對於企業來說,經營成本與經營績效往往是重要考量。

過去拜訪客戶的經驗,常常發現許多客戶以人工作業(搭配Excel)處理所有出勤管理Excel的整理、檢核,以及薪資計算的工作,每月、甚至每天花費不少時間處理相關作業。甚至有些客戶,即使採用了系統,仍然許多報表要人工,或是系統內分成許多模組,互相沒有連結,一個新進員工建檔輸入需要分許多地方輸入等。


人事系統比較、評估工作對於企業人事或人資管裡單位來說,並不是簡單的工作。許多中小企業人事管理者,通常身兼多職,因此很習慣找朋友推薦人事系統,或聽過其他公司使用,因此也跟著採用。(台灣的企業,常見大概每一百人配置一個專職人資管理者,所以中小企業人資有不小比例並非全職)

但是一套系統的使用、上線,成功的指標其實不是看系統有多少功能、廠商多出名,而是看企業內使用者是否能夠接受系統的操作與運作模式,以及系統是否真能減少重工、提昇內部的管理績效、並快速提供決策支援。)

舉個實際案例來說:有一個數百人連鎖零售、服務業客戶,因為導入ERP系統,使用了ERPHR管理模組來進行管理。但是經過了漫長的上線程序,最後卻因為操作不流暢,前端操作人員難以適應、痛苦指數飆高,就連後台管理者,也必須用許多人工作業來完成新人建檔、甚至產生報表等工作。

因此,評估是否該用系統、或是否該換系統,都應該以現有工作是否能夠得到更好、更有效率的管理支援來考量,而非單純以省錢、或功能很多、很有名等因素來考量。

建議可以從幾個面向來檢討:

1. 100人以下公司為例,目前的經常性出勤管理、薪資計算、報表製作工作,每個月加總是否無法在1天內完成?(若是30人以下公司,則應該在2小時內)

2. 企業是否有成長的規劃?

3. 查詢相關資料、製作各式管理報表、平均每件是否無法在短時間內(如5-10分鐘內)完成?

4. 是否有不少員工經常在外工作、或主管經常出差,無法妥善的紀錄出勤或請假?

5. 若已有系統,對於系統的功能、報表、操作以及因應法規修改的能力,管理者或一般員工是否經常無法滿意?

6. 員工出勤異常是否得用人工審查?

7.  發薪前是否常常要再重新驗算,或反覆檢查?

8. 人事管理者是否經常異動(如一年內)?

9. 有輪班、排班狀況,且班表會修改(需要修改異動紀錄)

若以上問題有一半以上答案為「是」,應該及早開始規劃使用或更換人事薪資系統,若有超過八成以上答案為「是」,其實使用或更換人事薪資系統已經是蠻迫切的問題了。

有一些公司HR會嘗試引進簡單的考勤機、或打卡APP,來記錄員工出勤,這通常是第一步,但是這些工具無法協助人事管理者判讀出勤異常,因此要改善整體的人力資源管理效能,幫助很有限,還是要有整體性的時程規劃,逐步導入合適的人事出勤薪資管理系統。

目前薪資水平在整體物價膨脹的壓力下,只會逐年不斷攀升,對於企業來說,若都用人工方式來管理人力資源,成本也只會不斷攀升,並且面對外界競爭,將很難對於外界變化快速做出調整,未來將是智能化的時代,管理方式也應該要有更智能化的考量。


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