2019/9/10

甚麼是「數位轉型」?中小企業適合數位轉型嘛?


數位轉型是趨勢、還是跟風?中小企業該如何看待這件事呢?

【數位轉型正夯?眾說紛紜的轉型定義】

  「位轉型(Digital Transormation)」這一兩年的討論熱度大增,不管是各搜尋引擎的趨勢分析,以及各行銷工具的態勢預測,甚至是中小企業的創始者與高階管理者,見面討論,總是不忘帶到「數位轉型」,同時詢問對方「公司最近有引進甚麼新系統嗎?」。「數位轉型」儼然成為企業的新顯學,深怕沒跟到這波「趨勢」,就會被市場給淘汰掉...



  但是,上述的討論者又發現了一個問題,當他們想要深入「數位轉型」的內容時,似乎又陷入了定義上的困難。有公司認為所謂的「數位轉型」-就是一定要砸大錢導入系統。讓公司的一切運作都架構在數位化、雲端化。也有公司認為...花錢不等同數位轉型,體制上的配合與人員觀念的轉變更重要。更有一些中小企業的管理者悲觀的認為「數位轉型根本就是口號,企業切勿一頭熱的砸錢下去」。這些都讓還在觀望的企業如墜五里霧中,難以判斷。

【「數位轉型」真的沒有那麼複雜,也許您已經在做了】



  其實,「數位轉型」的實質概念並沒有那麼奧妙難解,無論是本身就是數位產業、或是正打算(或著是已經在轉型)的企業,只要企業本身想要藉由創新的數位科技來解決、改善公司的運作狀況,那其實就是「數位轉型」的起點。以Amazon為例,他們認為「能交給電腦做的事,為什麼要浪費人力來做?」所以圖表資料只要交由系統製作就好,員工負責的部分是構思與規劃,以及檢討「為什麼績效沒達到?」。藉由這樣的方式來讓人力運用發揮到極致。


  所以,在Amazon不會有員工「瞎忙」,為了製作出很精美的報表而忽略了「報表內容才是關鍵」的情況。這樣整體的思考與規劃,就是很典型的「數位轉型」。有些中小型企業會想「人家是Amazon啊,當然有那個資源來建置」。其實,只要符合上述運用創新科技解決問題的初衷,就算是數位轉型。譬如說excel的運用,在20年前也算是非常新潮的技術,運用這種方式改善公司流程,從紙本文書紀錄變成電子化,無疑也算廣義的「數位轉型」-事實上,現在哪一家中小型企業人資會選紙筆而捨Excel做計算的?想必應該不多吧?這就是非常典型的數位轉型案例。


  那,中小企業適合「數位轉型」嗎?其實非常適合,台灣中小企業人數不多,反而增加了導入新系統的彈性。與大企業動輒上百人,部門涇渭分明的情況不同。大企業要轉型,可能要先上從管理者概念開始,接著編列預算與增設單位,之後才是整個體系的調整,實際運作又要一段時間才能看成效。但中小型企業,甚至是微型企業人數沒有那麼多,使用新系統與新方式相對來說就沒有那麼大的負擔。一旦發現方法正確,效果是呈倍數的增長。加上人少更可控、好溝通。節省的人力,以及提升工作的效率,對企業來說都是很不錯的結果。


【中小企業「數位轉型」的「三種」切入點】


  至於數位轉型該從哪裡做起呢?中小企業各領域與內部文化各有風格,但從以下三個方向去著手,通常都有可預期的成效。


1. 減少固定項目工作的時間

頻率性的工作,每隔一段時間,甚至每天都要做的工作-像是出缺勤、算薪水、工作意見的彙整與資料的寄送。這些都可以不用每天苦哈哈的計算,公司方還擔心資料不全怎麼辦。現在都有很多雲端軟體可以操作,讓例行性的工作時間成本大幅降低。以我們公司為例,就是走「雲端人力資源系統」的方式,讓人資每日工作量,可以在精準度不變的情況下大幅提高效率。

2. 讓系統協助計算

需要計算數量、金額的工作,讓電腦做,絕對優於人力計算。而這樣的情況,不是未來式,而是現在進行式。以網購為例,如果消費者買了一件產品,還要人工計錄再出貨,那時間一定會大幅拉長,計算數量的事情讓系統來做,一定可以提高獲利。再者,金額由系統計算,除非系統本身出問題,不然絕對比人力精準快速。也不用擔心會有上下其手的情況。


3. 資料電子化

文書類資料的電子化,傳統公司儲放資料就是一本又一本的資料夾,如果能把這些資料「電子化」,勢必可以減少很多空間。此外,電子化資料也方便進一步分析,現今流行「大數據」,如何把關鍵資料做交叉比對與分析,都需要基本的電子化資料。



  而人資領域的朋友,或許會發現...上述三點,其實都或多或少符合人資的工作,包含「頻率性的工作」、「金額類的工作」、「文書電子化」。這些都算人資的範疇。這也是「為什麼」不少中小企業會先從「HR」開始做數位轉型,道理就在於-光是減少每天工作,就可以讓公司的工作效率大幅提升。雲端HR除了提高人資的工作效率跟減少公司運作成本外,也隱含著引領公司「數位轉型」的重責大任呢!


【數位轉型是一種「態度」,是精益求精的「過程」】


  最後,還要注意一點就是...「數位轉型」是一種過程,而不是從某一點到某一點就結束的專案,公司需要不斷的思考-「有沒有更方便的工具與系統可以幫助公司成長?」,以及「公司的體制要怎麼因應新工具與新系統而改變?」。而不是「我用了某種工具就等於是數位轉型」。當企業本身有這種思維時,是不是中小企業,似乎也不是重點了,不是嗎?



撰文:數位鳥人(鋒形科技 / 行銷主任)