2020/1/9

【2020勞動事件法專題3】面對勞檢,人資該準備那些東西?

近幾年,政府勞動檢查單位的稽查強度與密度不斷增加。

光是2018年至2019年,專案檢查的數量就從1800家提升至8000家,

數量與強度絕對令企業界咋舌。

而人資身處勞資關係不斷調整的當下,

除了應清楚認知「勞工的權益愈來愈有保障」、
(可參考勞工權益提升了哪些部分?)

以及「人資要承擔更多的舉證責任」,
(可參考人資為什麼要做偵探?)

更要打起十二萬分的精神,來面對2020年每一間企業都可能碰到的挑戰-勞檢。

那...面對勞檢,人資該準備哪些資料?

遇到勞檢HR需要準備哪些資料

勞檢來臨,人資該準備哪些資料呢?

依據勞動部的「一百零八年度勞動檢查方針」,

內文中提到的「監督檢查重點」,總共羅列了十七項:

()勞工名卡之置備及保存。
()勞工出勤紀錄。
()勞工工資清冊。
()正常工時(包括彈性工時)、延長工時(包括休息日)、例假及休假 (包括原住民族歲時祭儀)等工資之給付規定。
()正常工時(包括彈性工時)及延長工時(包括休息日)之規定。
()例假及休假(包括原住民族歲時祭儀)之相關規定。
()工資定期、全額直接給付及不得低於基本工資及不得預扣勞工工資 作為違約金或賠償費用之規定。
()勞工退休(準備)金及積欠工資墊償基金之提撥()
()退休金及資遣費之給付。
()童工、女工及技術生保護規定。
(十一)職業災害補償之規定。
(十二)工作規則之報備。
(十三)勞資會議之舉辦。
(十四)性別工作平等法規定之性別、性傾向歧視之禁止、性騷擾之防治 及促進工作平等措施等事項。
(十五)職工福利金之提撥等事項。
(十六)勞工保險、就業保險之投保及投保薪資等事項。
(十七)就業服務之就業歧視、資遣通報及非法僱用、非法工作等外籍勞工查察事項。


誠然,各企業的業態不同,但(一)勞工名卡、(二)勞工出勤紀錄,

以及(三)勞工工資清冊。可說是非常基本的勞檢重點資料。

因為囊括了勞工成員、勞工工時多長、勞工薪資多少。

所以,企業在面對勞檢時,也應特別注重上述三種資料。

同時,我們也別忽視-《勞動事件法》於2020年元月即將上路,

人資們要有清楚的認知,「光有資料還不夠,還必須準備合乎法規的資料。」

以下,將針對最重要的三項勞檢資料作介紹。

一.勞工名卡


「勞工名卡」是一法律名詞,裡頭包含「勞工姓名、性別、出生年月日、本籍、

教育程度、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、

傷病及其他必要事項。」

部分公司會要求勞工在勞工名卡上填寫「家庭成員」、「保證人」,

或是其他公司內規。這些都不在《勞基法》的規範範圍。

基本上只要勞基雙方在不違法的情況下同意即可。

此外,企業在記錄勞工資料時也未必取名為「勞工名卡」,

一般企業常見的「人事資料表」、「員工檔案」或「履歷表」其實就是勞工名卡。

而勞工名卡彙集成冊,方便檢閱查核,就是所謂的「員工名冊」。

至於要以實體文件還是電子化紀錄,法律並無特別規定。

只要資料詳實、呈現清楚即可。

不過要特別注意-「員工名卡必須保存員工離職後五年」。

如果是以實體文件保存且人員流動率高的公司,

人資就得多費心整理人事資料了。


二.勞工出勤紀錄


從105年元月一號開始,為了因應科技日益革新的局面,

「勞工簽到簿或出勤卡」正式更名成「勞工出勤紀錄」。

至於紀錄以手寫、打卡、或是以其他科技輔助,法規並無限制。

不過要特別注意的是,根據《勞動基準法》第30條規定:

應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。

很多企業的出勤紀錄只記載至「小時」,這樣就會被開罰。

除此之外,出勤紀錄如果沒有標明詳細時間,僅以「打勾」等符號帶過,

一樣不合法。

還有,依法「勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時,雇主不得拒絕。

員工跟公司要求相關資料可說是於法有據,人資可不能拒絕。

最後,法令明文規定「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年」,

所以就如同員工名卡,人資一樣要保存五年。

不能因為員工離職就馬上把資料銷毀。


三.工資清冊


工資,涉及企業成本以及員工的勞力,

勢必會成為雙方聚焦的重點。

在《勞動基準法》第23條具體羅列「工資清冊」應包含的內容
一、勞雇雙方議定之工資總額。 
二、工資各項目之給付金額。 
三、依法令規定或勞雇雙方約定,得扣除項目之金額。 
四、實際發給之金額。 
雇主提供之前項明細,得以紙本、電子資料傳輸方式 
或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。
至於工資清冊是手寫、mail或是系統紀錄,

法律並無特別規定。

但重點在兩個地方,第一個是面對勞檢稽查或、是勞工有備份參閱需求時,

人資可以迅速拿出資料。

第二個就是金額的項目都應詳細載明。如勞工對款項數目不服,

或認為該筆款項應列入「經常性給與」時。人資就能舉出扎實的反證。

再次提醒各位人資,明年《勞動事件法》實行後,

無論是針對「工時」或「工資」的舉證都將落在人資身上。

千萬不可輕忽!

而且,如果資料有缺漏,人資絕對「不要」偽造紀錄,

一經查明,就已經不是《行政法》的範疇,

而是《刑法》的「業務文書登載不實罪」。為了逃避罰鍰而出此下策,

企業與人資遭遇的傷害,絕對是得不償失。


撰文:Aguo(鋒形科技 / 行銷主任)


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