2020/3/16

企業如何從「規劃」開始應對疫情?鋒形科技的「行動能力」之路

我們在上一篇〈甚麼是企業「行動能力」?讓企業具備「因應衝擊」的硬實力〉中提到行動能力的定義,但要如何付諸實行,讓企業能進一步學習新的工作模式,以度過接續發生的問題呢?鋒形科技FemasHR,在本篇介紹公司內部如何規劃具備「行動能力」

一個PU跑道


一.針對疫情,擬定計畫
新冠疫情在2020年初還沒有那麼嚴重,但是在過年前,我們就考慮到-「萬一疫情進一步擴散時,企業該如何因應?」因此,我們在過年期間就緊急發佈「武漢肺炎、流感防疫宣導暨因應措施」。
第一波先從「系統」、「簡訊」同步發佈公告,讓公司夥伴可以在假期間馬上收到消息。並在開工後於最快時間擬定文書公告,開會期間再次提醒公司夥伴。雖然公司還未有成員受到感染,但已經先做好事前的規劃。


二.付諸行動,具體實行
除了提醒公司夥伴注意疫情外,公司也特別針對幾個項目具體行動
1.規定夥伴們上班穿戴口罩辦公,降低被感染風險
2.每日定時以耳溫槍測量夥伴體溫,掌握夥伴們健康狀況
3.關心請病假夥伴的健康狀況

 
三.善用遠端工具,安排內外溝通流程
災難甚麼時候會降臨,沒有人可以預料。事前做好準備,是唯一的方法。首先,重要事項與規劃資訊全部都要在雲端有備份,規劃對內對外的溝通管道與方式。

對內,排定好適合的系統。善用現有的工具,譬如google calendar及google hangout,把所有要處理的工作條列出來;如果溝通的事項可以文字呈現,則運用slack以及line溝通。比較正式的會議,要求成員以線上會議露臉的方式參加。讓公司內部不會因為無法在同一個環境下工作而中斷。

對外,提供客戶的服務當然不能斷,除了讓客戶可以運用線上系統即時溝通外,我們也考慮到「如果是來電如何處理」,馬上安排雲端總機的設定與測試。

同時,為了避免部分工具夥伴沒有使用經驗,我們也特別安排IT人員開課指導。畢竟,「使用遠端工具的能力」也是「行動能力」的必備條件之一。


四.工作內容劃分,彈性分配
在辦公室工作與遠端工作的氛圍與型態完全不同,如果換成工具,企業「工作的彈性劃分能力」勢必受到考驗,所以我們特別針對各部門的工作做出拆解,避免疫情來臨時促不及防。同時也請各部門主管提出應變方案,像是「工具是否讓夥伴攜帶回家」、「部分資料是否可以先行上傳至雲端」。

五.反覆調整,溝通再溝通
儘管安排好計畫,但頭幾次操作時不免讓人手忙腳亂,畢竟平常大家習慣面對面溝通,突然要換作線上交流或遠端溝通,不習慣就是不習慣。針對此點,公司也進行反覆的測試與溝通,包含工具本身的品質是否會影響溝通;或是會議進行順不順暢。整體而言,我們期望提升企業內「運用工具溝通的能力」,藉此提高「行動能力」。

未來,疫情會如何發展,我們無法預知。而目前我們尚在克服部分技術問題。企業想具備「行動能力」,真的沒有表面上看那麼簡單呢。