2018/2/12

HR系統如何協助避免排班違反變形工時規定?


(本文共:1160字;閱讀時間:約2-3分鐘)

對於服務、零售、餐飲、製造、運輸產業,輪班/排班是一個非常容易出錯的任務。
排班出錯不外乎以下狀況:

排上班人數不足造成時段人力短缺
排上班時數過多違反勞基法
員工班與班間隔不夠(休息不足)違法
休息天數不足
排錯人力上班

以上問題大多與勞基法息息相關。


負責管理排班的人員本身除了專注本業、熟悉公司內部制度、確實瞭解不斷更變的勞動法規,還要他們排班很有效率,同時又能檢查排班表有無違法,或人力有無短缺或過勞,真的是一項艱難工作。

除了店長、產線主管,人事人員也需協助管理排班,然而大多公司HR單位可能只有一個人力(尤其是人力資源缺乏的中小企業),甚至多數是財會人員或老闆娘兼任的情況下,光顧好原本的人事工作已分身乏術,還要持續跟進追蹤法規變動,甚至做好內部人員的教育訓練,並協助檢查所有班表,避免違法等……寫到這不禁深深地佩服起臺灣的HR。

影響排班法規-變形工時(彈性工時)

提到和排班較相關的法規,其中之一就是變形工時(或稱彈性工時)。不同產業可以因應自身狀況選擇雙週、四週、八週變形工時,正常工作時間可彈性調動,而出現連續上班超過7天的狀況。(2018年再次修法後,企業可有條件連續上班12天)

變形工時主要精神則是可以挪移正常上班時間至他日,也就是經挪移後單日超過8小時,不需給付加班費,不過單日總工時仍不得超過12小時。

雙週、四週、八週等變形工時各有不同規定,除了要正確搞懂這些規則,還要能夠把密密麻麻的班表排好,然後再確定每位員工、每天排定的上班時間,再考量前後間隔、連續上班、每天上班時數、加班時數等等狀況,能夠符合這些林林總總的規定。這如果都要透過人工作業來處理,就是花很多時間排班、檢查班表,然後依然容易出錯、依然容易觸法、甚至受到重罰(以違反勞動基準法第30-1條四週變形工時為例,最高可開罰至百萬)。

幸運的是,這個年代已經有許多便利的工具可以協助中小企業或社會福利機構檢查排班表(輪班表)、檢查出勤記錄,避免人力不足、超時或違法等問題。

以筆者協助許多事業單位導入的鋒形Femas HR雲端人資系統為例,除了可以在排班時檢查班表是否符合法令或公司規範外,確認班表檢查無誤後,還可以整合考勤機、手機/電腦線上打卡,取得員工出勤資料,接著依照事先設定的遲到早退或彈性上班規則,與實際員工出勤紀錄進行比對,檢查出員工的出缺勤遲到曠職等狀況,完全不需要人事單位傷腦筋逐一檢查班表與出勤記錄是否合規、合理,也能夠很快進行薪資結算。

透過這類具備完善法規檢查能力,每月費用又不高的人事薪資軟體系統雲端服務協助,企業組織可以很快從費事、費時,可能違法的困境中脫離,同時可以在企業營運管理上展現高效能,又可以讓企業員工瞭解到企業是符合法規制度,並能夠透過線上系統所提供的查詢功能快速掌握個人的出勤、請假數據,由此明顯增加員工向心力,其實是投資效益很大的一種方式。

筆者 
Jerry Lee 
Femas HR 鋒形雲端人資系統  行銷總監

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