2018/1/30

2018勞基法修法-特休可遞延,費用更難算?如何快速正確計算?系統幫你自動處理


2018 勞基法修改後已經快滿一年,企業人事管理作業中,特休遞延以及加班換補休是普遍較容易遇到問題,本文就「特休遞延」簡單介紹條文、衍伸的人事問題以及解決方案。

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問題&影響行業:

根據今年3月上路的新勞基法38條,特休可經勞資協商遞延,以下是須注意事項

1. 遞延或折算工資,勞雇雙方協商
2. 可遞延至次一年度(一次為限)
3. 規定標準內,折算之工資屬免稅
4. 以原本特休終結時應發給工資之基準計算
5. 採週年制,須經常執行遞延或折算,以符合法規


因此,進行人事作業時,人資朋友須將未遞延天數遞延天數新年度特休天數分開計算,但是區分不易,一不小心容易造成錯誤,陷違法風險,此外,若新年度員工沒有要遞延,折現工資就要注意,人資須將上一個年度的特休以上一個年度的工資計算,新年度的則要用新年度的工資計算,對台灣大多企業造成人事管理的困擾


解決方案:

1. 人工處理(紙本或Excel班表)

若以人工方式處理,人資或管理者可透過文書軟體或其他工具,紀錄員工的特休天數,必須註記清楚哪些是未遞延天數、哪些是遞延天數、哪些是新年度的特休天數,並隨時更新狀態,次年底結算費用的時候才會正確(周年制還需特別按照員工到職日來隨時進行管理),如果員工數量多的企業,計算起來更是容易搞混。

此外,在1位人資每月只能用13天處理幾十到幾百位員工薪資的情況下,人資結轉特休費用時,可能無足夠時間細分新年度和舊年度的工資,而統一使用新年度的薪資為折現標準,導致公司成本的損耗,對企業是不小管理負擔。

2. 系統解決

本問題若透過人資系統解決應確保系統具備可計算特休天數、按年度區分特休、展延特休至次年度,並分別統計和結算的功能,自動歸納。

FemasHR雲端人資系統為例,系統可自動處理該作業,透過「差勤模組」(具備差勤系統功能)的【未休假代金/保留假作業】,直接啟用【自動結算】功能,如圖一。


圖一、啟用【自動結算】功能

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管理者可自行決定要自動遞延員工特休或折現,系統設定完之後,每天都會處理其特休遞延狀況,如圖二

圖二、自行設定要遞延員工之特休或折現

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如此一來,對於周年制的企業,管理者不須每月額外花時間監控員工的到期時間;對於歷年制的公司,管理者不須每年底都得處理一次特休遞延工作。

且員工年度休假資料一目了然,包含年度起迄(週年或曆年)、多少休假、多少遞延以及多少轉換成工資,這些資料都清楚易查,協助管理者即時掌握員工特休狀況(如下圖二)。除此之外,系統可自動提醒員工和管理者到職日,以便計算特休,如圖三

圖三、設定完成,系統每日自動處理員工特休遞延工作

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