2018/1/30

2018勞基法修法(修正)-加班依法換補休,到期沒休完怎麼算加班費?


勞基法修改後,企業將再次調整人事管理作業,過程中可能會面臨4問題,含加班(延長)工時放寬、例假日和輪班間隔調整、特休遞延、加班換補休,本文就「加班換補休」簡單介紹條文、衍伸的人事問題以及解決方案。

有條件放寬14休2、輪班間隔8小時
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法令重點:

討論如何解決加班換補休問題前,先給大家基本的法規概念。勞基法32條之1「加班換補休」是20181月新修的制度,法令重點如下:

.加班依勞工意願且經雇主同意以補休取代加班費
.工作時數 : 補休 = 1 : 1
.期限由勞雇雙方協商,但以特休約定年度的末日,為最終補休期限
.屆期或契約終止,剩餘未休要依當日工資標準折算


問題&影響行業:

本項修法恐是最須留意的問題,如前述,企業必須追溯至當時費率並正確計算員工加班費用,若沒有合適的工具輔助,將會是人資和管理者的一大困擾,而這也是大多臺灣企業都可能面臨的問題。

解決方案:

1. 人工處理(紙本或Excel班表)
人資或管理者須更嚴謹監控員工出缺勤和加班時間,透過文書軟體或其他工具紀錄加班事實(若採用紙本加班申請單,須妥善留存)。員工選擇補休時,人資需於每筆加班紀錄檔案中註記已休時數和剩餘時數,結清時才能配合加班費率,將剩餘加班時數折算成當時的加班費用,並備註於工資清冊供勞檢使用。


但這樣的做法明顯耗時耗力,人資還得叮嚀自己,剩餘的補休折現時不能算錯費率且補休天數不能和特休天數搞混,否則不僅造成人事成本的損失,也可能引發勞資爭議或陷入違法危機。

2. 系統解決
本問題若透過人資系統處理,應確保系統應記錄薪資之變動歷程,可逐筆記錄每位員工加班起迄與時數,以及每筆加班記錄使用補休加班費的時數。
此外,系統應能在員工加班後,讓其自行勾選加班費或補休選項。並於計薪人員結算時,能自動追溯加班當時費率,不需人工紀錄、減少錯誤風險

FemasHR雲端人資系統為例,使用者可透過「差勤模組(具備差勤系統功能之模組)」的參數

.將加班紀錄的有限期設定為「同本年度特休區間」以符合法規
.彈性選擇加班費或補休,也可限制同一日加班的使用方式為同一種
.限制加班補休時,加班紀錄的使用順序為「先進先出」,避免計算混亂

當管理者/人資/計薪人員結算加班費用時,可透過以下功能快速處理加班換補休折現之作業。

一、開啟系統「薪資模組(具備薪資系統功能)」的【加班費發放紀錄維護】,選擇最近到期的加班紀錄,確認已屆期且尚未休完的加班時數(如圖一)

圖一、檢視已屆期且尚未休完的加班時數
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二、選擇欲轉換成工資的月份,系統便會自動依加班當時的時數分段、加班費率和工資標準計算,不需再人工去回推,省時且正確(如下圖二、三)


圖二、選擇欲折算成工資的加班月份
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圖三、系統自動依加班當時的時數分段、加班費率和工資標準計算
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三、更可結合出勤與補休資料,記錄員工加班時數、已休時數和剩餘時數,管理者清楚掌握員工加班補休狀況,不擔心搞混(如下圖四)

圖四、自動記錄員工加班時數、已休時數和剩餘時數
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四、發薪時,系統會自動帶入未休完折現之工資,半天不到即可完成每月計薪工作(如圖五)

圖五、薪資試算表自動帶入未休完之費用
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使用FemasHR,企業不須擔心須追溯加班費率的問題,不需人工紀錄補休和未休費用,更能大幅降低錯誤風險!


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