2018/1/30

2018勞基法修法(修正)-加班依法換補休,到期沒休完怎麼算加班費?


勞基法修改後,企業將再次調整人事管理作業,過程中可能會面臨4問題,含加班(延長)工時放寬、例假日和輪班間隔調整、特休遞延、加班換補休,本文就「加班換補休」簡單介紹條文、衍伸的人事問題以及解決方案。

有條件放寬14休2、輪班間隔8小時
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問題&影響行業:

本項恐是最須留意的問題。根據新勞基法第32條之1規定,員工加班若選擇補休(不可強制員工必須補休),期限到期或契約終止時,沒有休完的時數應該依照「加班當日」的計算標準折算成工資。如前述企業必須追溯至當時費率並正確計算員工加班費用,若沒有合適的工具輔助,將會是人資和管理者的一大困擾,而這也是大多臺灣企業都可能面臨的問題。

解決方案:

1.  人工處理(紙本或Excel班表)
人資或管理者須更嚴謹監控員工出缺勤和加班時間,透過文書軟體或其他工具紀錄加班事實(若採用紙本加班申請單,須妥善留存)。員工選擇補休時,人資需於每筆加班紀錄檔案中註記已休時數和剩餘時數,結清時才能配合加班費率,將剩餘加班時數折算成當時的加班費用,並備註於工資清冊供勞檢使用。但這樣的做法明顯耗時耗力,人資還得叮嚀自己費率不能算錯且補休不能和特休天數搞混,否則不僅造成人事成本的損失,也可能引發勞資爭議或陷入違法危機。

2.  系統解決
本問題若透過人資系統處理,應確保系統有逐筆記錄加班起迄與時數,每筆加班記錄應記錄使用補休或使用加班費的時數,同時,系統應記錄薪資之變動歷程,方便加班補休未休畢時可追溯至當時正確薪資基礎計算加班費。

FemasHR雲端人資系統為例,使用者可透過「差勤模組」的參數

.將加班紀錄的有限期設定為「同本年度特休區間」以符合法規
.彈性選擇加班費或補休,也可限制同一日加班的使用方式為同一種
.限制加班補休時,加班紀錄的使用順序為「先進先出」,避免計算混亂

圖一、透過調整參數因應加班換補休之規定

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透過調整參數因應加班換補休之規定

FemasHR雲端人資系統
更可結合出勤與請補休資料,記錄員工加班時數、已休時數和剩餘時數,管理者清楚掌握員工加班補休狀況,不擔心搞混(如下圖二)

圖二、自動統計加班和補休時數

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自動統計加班和補休時數


結算加班費用時,可透過【加班資料維護】自動依加班當時的時數分段、加班費率和工資標準計算,不需再人工去回推,省時且正確(如下圖三)


圖三、自動追溯加班當時費用,不需人工耗時紀錄,減少錯誤風險

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自動追溯加班當時費用,算薪水省時且正確


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