2018/1/14

公司使用的人事薪資系統或人資系統,發揮了應有的價值嗎?




 (本文共:1268字;閱讀時間:約3-4分鐘)


就過去親自拜訪並輔導企業客戶的經驗,很多答案是沒有。
但是到底怎麼樣才算是發揮應有價值呢?
很多公司導入人事薪資系統或人力資源管理系統後,人資管理者的工作狀況大概是這樣:

1.        每天或每個月人工從考勤系統下載考勤機內出勤紀錄,然後匯入人力資源系統。
2.        每天或定期將員工紙本請假單輸入到人力資源系統進行出勤檢核,或每天人工核對員工紙本請假單與考勤系統出勤紀錄,統計出遲到早退曠職,然後每月再將出勤、請假的最後統計資料,自行輸入到人事薪資管理系統。
3.        如果勞健保因為員工薪資調整而必須調整投保薪資,則需要一筆一筆輸入到勞健保局系統。
4.        月底進入人資系統或薪資系統,進行薪資試算。如果有員工遇到法院強制執行扣款,則自己再人工計算後修改應扣項目並更新發薪結果。
5.        如果需要薪資轉帳,且人資系統或薪資系統無法支援銀行媒體格式,只好再手動將薪水轉帳數字以Excel薪資表的方式轉到銀行軟體內,有時若銀行未提供軟體,就只好自己逐筆輸入到銀行薪轉紀錄內。
6.        由於二代健保針對員工獎金部分補充保費有4倍投保薪資以外的所得必須累計,因此必須另外人工計算處理,再進人資系統或薪資系統手動修改發薪結果。而雇主部分補充保費則必須包含支付之各類所得,因此也必須人工統計各項資料並計算雇主補充保費。
7.      年底申報員工所得時,若人資系統或薪資系統無法產出完整雇主支付之所得資料電子檔案,人事管理者就必須要進入國稅局提供的軟體手動輸入支付給員工或外部人員(如顧問、清潔人員、兼職人員)的所得才能進行申報。

8.      有時為了產生某項報表,需要IT資訊單位花很多時間幫忙處理資料,或是系統產生問題,需要等待資訊部門有人力時處理。

9.   勞基法時常變動,系統無法快速因應,甚至技術無法應對,只能讓自己手動處理。使用自家開發的HR系統還需請IT人員修改,由於IT人員較難具備相關勞動法規、性平法規、稅法知識或專業,不僅溝通耗時,更容易使系統出現結果不如預期或誤觸法令等狀況

這些都是耗時、重複、容易出錯、無附加價值,甚或增加其他部門無謂負擔的工作,但卻是許多人資管理者或企業負責計算薪水的會計財務人員經常在做的事,即便他們可能已經導入了一套人事薪資系統或人力資源管理系統,又或是企業ERP系統提供的一部分功能。
企業導入人事薪資系統或人力資源管理系統軟體,就是希望改善作業流程,大幅減少人工作業,能快速提供正確的資料與統計數據,最好多數可以做到自動化且不必重工,幫助人員專注在更有價值工作上,這也是「系統」應有的價值,而非僅提供資料儲存或簡單計算功能。
舉我們協助企業導入的鋒形FemasHR雲端人資系統為例,除了初期人事資料匯入、參數設定、新人報到資料建檔、變更員工上班時間、調薪、人事異動等狀況需要管理者操作外,其他絕大多數工作都可以在簡單幾個點擊中完成,並且許多資料、數據或報表可以直接串聯產出,方便隨時查詢、下載,系統並可以自動發佈出勤異常或請假簽核提醒給使用者。
員工可以自己線上請假,主管可以線上簽核,考勤資料可以自動蒐集,於是後段出勤統計數據就可以自動產生,薪資結算也只要幾個操作步驟(包含勞健保費、補充保費、薪資轉帳媒體格式、下載年度所得申報檔案),HR只要就結果審核或補正,大幅降低了人事管理者的無謂負擔,也能減少企業人力成本的損耗,提高了人力資源部門提供決策支援的能力,更讓最前線人力管理單位能夠快速掌握人力異常狀況,及時進行調整,也提高了整個企業的人力應變能力。
筆者:Jerry Lee 鋒形科技公司 行銷業務總監

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原文出自:https://jerryatfemashr.wordpress.com/2017/10/19/%E4%BD%A0%E7%9A%84%E4%BA%BA%E4%BA%8B%E8%96%AA%E8%B3%87%E7%B3%BB%E7%B5%B1%E6%88%96%E4%BA%BA%E8%B3%87%E7%B3%BB%E7%B5%B1%E6%9C%89%E6%87%89%E6%9C%89%E5%83%B9%E5%80%BC%E5%97%8E/