2017/11/9

新創公司、中小企業,該如何符合勞基法,並有效管理員工出缺勤與薪資計算問題?



新創及中小企業如何有效管理員工出缺勤和薪資計算?



(本文共:1375字;閱讀時間:約3-5分鐘)

曾經聽朋友提過,在他參加的人力資源相關課程上有位知名講當場師做了一個簡單調查,確定自己企業都沒有違反勞基法的請舉手,結果台下眾多企業人資沒人敢舉手。

在成熟企業中,有人力資源主管或人事從業人員尚且難以保證完全符合法令規定,何況許多管理人力不足的新創企業或小型、微型企業呢?




勞基法一個很基本的規定是:雇主應置備出勤紀錄,也就是俗稱的打卡紀錄。對於工作方式比較多元(可能在家遠距辦公或在共用工作空間辦公)的新創公司來說,可能就是很頭大的一個規定。

不過雖然企業需要紀錄出勤資料,卻沒有強制要求何種格式,因此電腦線上打卡App打卡就成了一個簡單的解套方案。

當然,如果只是透過電腦紀錄打卡,這其實可以透過很多簡單的網頁程式達成,其實並不費時。

不過勞基法很重要的精神是要保障勞工正常工作時數與超時工作時數符合規定,避免過勞,因此若只是單純紀錄出勤,卻讓員工一天超時工作超過法令限制,其實也是違法。

此外,為了讓勞工充分休息,自2017年起,勞基法實施一例一休制度,讓勞工每七天至少強制休息一天,並有一天休息日,休息日可以出勤,但要提供休息日加班費。(近期再次討論修法,可能會改成 144

也因此,並非只要準備出勤紀錄就表示符合勞基法規定,實際上更應該確保員工符合相關規定才不會觸法。

這對新創事業或微型、小型企業來說就是一個明顯的管理負擔,因為必須隨時注意員工出勤狀況是否符合法令。

這些年剛好又反覆遇到修法議題,對於新創公司來說,光是搞懂法令就是很不容易的事, 更何況要能確實遵守呢?


面對這樣的問題,還是有解的

由於目前雲端服務、雲端運算相關技術發展成熟,其實出缺勤管理、薪資計算要符合法規等相關複雜議題,已經有很多現成的軟體工具可以協助, 並且讓中小企業能夠以用多少、付多少的訂閱方式使用,大幅降低新創公司、小微企業使用系統的進入門檻與持有成本。

以筆者協助許多中小型,甚至微型企業導入的 FemasHR 雲端人力資源系統為例, 企業可以馬上讓員工透過電腦或手機線上打卡產生出勤紀錄。

而系統預設採用勞基法相關規則,也可以讓規則單純的新創公司或小微企業馬上可以符合勞基法相關規定,或是可以依據自身產業特性於系統調整管理規則來符合需求。

員工可以透過線上請假,再由主管(可能就是企業共同創辦人)簽核後系統自動比對出勤紀錄算出出缺勤狀況並馬上可以提供統計報表。

如果員工需要加班,系統也能自動比對加班單跟出勤紀錄核算實際加班時數,而依據勞基法或企業規定設定的加班時數上限,系統也會自動統計並於員工加班時數超過時限制員工申請。

遇到員工於休息日加班或正常上班時間後加班,人事薪資系統可以在簡單幾個動作後正確快速計算出加班費、薪水、 勞健保費、法院強制執行扣款、 所得稅等資料,並依據公司的薪資轉帳銀行格式產出電子檔案給銀行進行薪資轉帳使用。

這些工作,只要在初期採用導入建置服務,透過客服顧問協助進行資料匯入與系統設定,日後企業資料遇到新人報到、員工離職、調動、調薪等狀況,才需要進行資料的維護修改,平時都可以快速的透過系統取得出缺勤數據、薪資保費報表、轉帳所得稅等資料, 除了確保能夠符合法令規範,避免主管機關開罰,更大幅降低新創公司、小微企業的管理負擔,讓核心團隊可以更專注在產品、品質、行銷、通路、企業發展等更有價值工作上面。

筆者:Jerry Lee 鋒形科技公司 行銷業務總監