2018/6/25

如何利用差勤系統快速準備員工出勤紀錄?(協助因應勞檢)


你的公司有確實統計員工出缺勤嗎?紀錄有詳細到分鐘嗎?

有確切保存員工出勤資料達5年嗎?

如遇勞檢或臨時需要時,可即時整理、產出紀錄嗎?


如果以上都沒有,那可要快點改善以免挨罰

根據台灣勞動基準法第30條規定,「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年」,且「應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。如果未依法置備,將處新臺幣9萬元以上45萬元以下罰款。

公司應設有員工出勤簽到簿和出勤卡,紀錄員工上下班、請休假以及加班,做為發放工資的依據,並避免勞資雙方對於工資和工時的爭議。臺北市勞動局指出以下是常見違規遭罰之行為

1. 雇主以自主管理等原因而未準備出勤紀錄
2. 薪資發放後即棄置出勤資料,未依規定保存5
3. 僅以符號(如打勾)註記,無詳實紀載員工出勤時間到分鐘

對於使用紙本統計差勤請假的公司來說,紀錄、整理和保存這些資料是一件非常耗時耗工的事情。

例如用紙本出勤卡和請假單,人資或人事人員得一個個對卡片上的打卡時間或紙本假單的資料,然後騰到電腦紀錄以及計算薪資,長期下來的人力、時間和紙張耗損都是很可觀的(完全不用電腦,紙本化手算薪資的公司更是嚴重)。

忙碌之餘,若勞檢突然上門要資料,資料東翻西找,一個個核對無誤,其他工作可能因此耽擱

這些問題都可透過FemasHR雲端人資系統的差勤功能解決,以快速產出員工出勤紀錄為例

第一步:使用者只要點開系統,並點選差勤模組(具備差勤系統/出勤系統的功能)如下圖,(點擊圖片可放大)



第二步:進入差勤模組後,選擇底下的查詢作業,進入出勤明細查詢,即可看到員工出缺勤狀況,打卡、請假或出勤異常都一目了然如下圖,(點擊圖片可放大)





第三步:接著點選左上方的文件-下載出勤明細excel檔,只要一鍵就可完成,2分鐘不到,輕鬆有效率!如下圖,(點擊圖片可放大)


不僅可清楚管理員工出勤資料,也不用擔心檔案保存問題。

就資料保存角度,多數中小企業的人資或人事人員會以excel管理出勤資料,該作法須記得定時備份至其他裝置或雲端硬碟,以免天災、遭駭等意外造成檔案損壞、遺失或外洩,若單純用紙本紀錄出勤更需注意檔案存放問題。

如使用FemasHR鋒形雲端人資系統,資料留存的安全性不問題,系統採用美國Amazon雲端之防護技術以及最新安全憑證,且具備異地備份功能,資料若因意外遺失,可通知我們協助重新下載。


參考資訊:台北市政府勞動局、勞動部


>了解差勤功能:https://lihi.cc/ABTup

>立即免費試用: https://lihi.cc/bMitv

<延伸閱讀>