2014/9/16

如何選擇考勤系統硬體設備,或有推薦的作法嗎?


勞動基準法第三十條規定:「雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡,逐日記載勞工出勤情形此項簿卡應保存五年。」但現今數位化時代,使用人力已經不合時宜,因此許多企業都已精採用電子化考勤設備,如感應卡機、指紋機等。

選用哪種設備,其實都不會影響出勤資料的正確性,不過應該從人員辨識度、工作型態、穩定性、人員到勤動線、人員規模、據點分佈的方式來考量。


1.        人員辨識度:若有人員代打卡疑慮,採用指紋機是比較便利的選擇。不過仍然難免會遇到員工天生指紋不清楚、富貴手等狀況,這時指紋機往往會附帶提供感應卡功能,就可以彌補這種狀況。

2.        工作型態:通常如果是某些行業員工經常性手指會油膩或有穿手套,此時用感應卡機就比較合適,或是其他類似掌型、臉部辨識等設備。

3.       穩定性:雖然考勤機相當普及,但費用還是有不同級距,且品質與穩定性也有明顯落差,往往可以詢問軟體系統廠商,或熟識的企業已經建立這類管理系統的,避免遇到員工明明有刷卡,卻遺失部份考勤資料的窘境。

4.        人員到勤動線:這部份是在規劃考勤設備數量時需要考量。一般工廠生產線,可能遇到交班,有多人上班、多人下班,同一地點若考勤機只裝設一台,就很容易出現打結,造成員工該打上班卡,打成下班卡。這種情況其實多半會建議裝設兩台,一台請廠商設定為固定打上班卡,一台打下班卡,就比較不會亂了。

5.       人員規模:這部份主要是規劃考勤設備的暫存記憶體容量。一般考勤機儲存若已經滿了,就會從頭覆蓋,因此若人數多,可以考慮容量大的型號,儲存筆數較多。
6.        據點分佈:若企業有多個據點,考勤機就應該考量採用內建TCP/IP的機種,如此可以在總公司收取各個據點的出勤資料,同時也可以很方便地同步各個據點的感應卡或指紋紀錄,若出勤動線有變更,也只要把考勤機換到另一個有網路孔的位置就可以繼續運作,不用費力請人佈線。有些設備是透過轉接器的方式將原本RS232訊號轉成TCP/IP,但這種蠻容易發生資料漏失的現象,因此規劃上也要謹慎。

另外,有些公司採用門禁設備兼當考勤設備使用,這部份若設備穩定,且條件都符合以上考量,也是一個可以考量的選擇。一般因為門禁系統多半都可以轉出文字檔,因此也可以用來跟人資系統、差勤系統等軟體進行整合。
如果考量考勤設備也可以充當產線換班或休息的響鈴,可以事先跟廠商確認,有些型號是沒有,先確認比較保險。

筆者:Jerry Lee 鋒形科技公司 行銷業務總監