這類設備有時會附上一個簡單的軟體可以查看出勤時間，好一點的可以輸入簡單的上班時間設定，然後檢查上班遲到。
但對具規模的企業來說，這樣功能其實不太夠，因此衍伸出所謂的「差勤系統」，通常包含了考勤硬體與管理軟體兩面，或者，就是專指管理軟體這部份。
差勤系統一般都包含了上班時間(班別)定義、出差請假資料維護、出勤資料維護與自動檢核功能。（差勤系統就是線上請假、出差、出勤管理系統的簡稱，也有人稱為假勤系統）
往往發展到更複雜的勤務，如工廠輪班、餐飲排班、護理排班等狀況時，會再搭配排班系統。
不同產業的出缺勤管理方式有許多不同，連帶薪資計算方式也產生很大差異。有些公司有全勤獎金，有些則會有遲到扣薪規定，而有些還會寬限整月累計多少分鐘不算遲到。
通常統計出缺勤就是為了結算薪資，並考核員工，因此正確而完整的統計數據，可以協助人力資源部門在規劃員工的調薪、升遷時提供有力的參考依據。
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